“Jangan anggap remeh!” Tanda Baca dalam Penulisan Dokumen Rasmi


Tanda baca sering dilihat sebagai elemen yang kurang penting oleh segelintir pengguna bahasa. Senario ini berlaku kerana mereka beranggapan bahawa tanda baca hanya merupakan unsur sekunder dalam penulisan! Implikasinya, kita sering menemukan tulisan yang tidak menggunakan tanda baca ataupun tanda baca digunakan dengan cara yang tidak tepat.

Keadaan ini menyebabkan pengguna bahasa berhadapan dengan kesukaran untuk membaca dan memahami sesuatu teks atau tulisan.Bagi mengatasi masalah ini,pengguna bahasa, khususnya penulis perlulah meningkatkan pengetahuan dan menguasai aspek tanda baca, jenis, fungsi,dan cara penggunaannya agar kepersisan sesuatu wacana tulisan dapat dipamerkan.

Jenis Tanda Baca

Menurut Ismail Dahaman dalam“Canggihnya Bahasa Melayu, Sistem Tanda Baca, Kalimat Bertanda Intonasi Bergaya”, DBP, Kuala Lumpur, 2015, tanda baca yang digunakan dalam tulisan Rumi dapat digolongkan dalam dua kategori utama yang berikut:

(a) Jenis tanda baca tunggal

Yang menduduki satu ruang di belakang sesuatu kata,frasa, klausa atau ayat, iaitu tanda noktah, tanda koma,tanda koma bertitik, tanda titik bertindih, tanda sempang,tanda pisah, tanda tanya, tanda seru, tanda garis miring, tanda penyingkat, dan tanda ulang.

(b) Jenis tanda baca rangkap

Yang menduduki dua ruang sebagai pengapit di kiri dan kanan sesuatu kata, frasa,klausa atau ayat, iaitu tanda kurung, tanda kurung siku,tanda kurung dakap, titik petik,tanda petik tunggal, dan tanda pisah.

Tujuan Penggunaa Tanda Baca

(a) Memudahkan pembacaan bahagian-bahagian ayat dalam wacana untuk menzahirkan intonasi yang betul

(b) Membantu memperjelas maksud penulis

(c) Membezakan gaya karya seseorang penulis daripada gaya penerbitan sesebuah penerbit

Penggunaan Tanda Baca Dalam Penulisan Surat, Memo, Dan Minit Mesyuarat

(a) Penggunaan tanda koma (,)

Dalam Sistem Ejaan Rumi Baharu Bahasa Malaysia (SERBBM),tanda koma berfungsi untuk menunjukkan pemberhentian sementara, iaitu pemberhentian bacaan seketika untuk membezakan atau mengasingkan kata demi kata atau frasa demi frasa yang terdapat dalam keseluruhan ayat yang dibaca.

Tanda koma dapat digunakan dengan pelbagai cara. Antaranya termasuklah dalam penulisan surat rasmi. Tanda baca ini digunakan untuk memisahkan unsur nama dan alamat yang ditulis baris demi baris pada permulaan surat atau disampul surat.

Bagaimanapun, belakangan ini, terdapat kecenderungan dalam kalangan pekerja sektor awam untuk menggugurkan tanda koma pada tempat tertentu dalam penulisan surat rasmi. Yang lebih menyedihkan lagi apabila ada pihak yang beranggapan bahawa dengan adanya penggunaan tanda ini dalam surat rasmi, penulisan nama dan alamat didapati menjadi tidak kemas.

Sesetengah penulis surat pula menyatakan bahawa mereka terpaksa akur kepada arahan ketua organisasi yang enggan menggunakan tanda baca ini walaupun mereka sangat maklum akan keperluan penggunaan tanda tersebut. Implikasi daripada kecenderungan ini telah menyebabkan penggunaan tanda baca dalam urusan rasmi menjadi tidak seragam antara pelbagai organisasi!

Contoh:

i. Penggunaan tanda koma dalam penulisan nama dan alamat dalam surat rasmi

ii. Penggunaan tanda koma selepas ungkapan penandatangan dalampenulisan surat rasmi

Tanda koma perlu digunakan selepas ungkapan penandatangan, nama jawatan, dan alamat organisasi dalam penulisan surat rasmi.

iii. Penggunaan tanda koma perlu digunakan untuk memisahkan unsur nama dengan alamat yang ditulis baris demi baris dalam salinan kepada atau senarai edaran sama ada dalam surat rasmi ataupun memo.Contoh:

iv. Tanda koma perlu digunakan selepas kata sapaan yang berfungsi sebagai kata penghadapan dalam surat atau memo.

v. Penggunaan tanda koma juga perlu ditulis selepas kata atau ungkapan yang berfungsi sebagai perakuan dalam surat rasmi.

(b) Penggunaan tanda noktah (.)

Tanda noktah perlu digunakan untuk menulis singkatan bagi penanda format dalam surat rasmi atau memo.Contoh:

(c) Penggunaan tanda titik bertindih (:)

Tanda titik bertindih perlu digunakan pada akhir ungkapan penunjuk seperti yang berikut, yang berikut, atau kata pemeri ialah atau adalah, atau kata penegas iaitu atau yakni.Tanda sempang (-) tidak sepatutnya digunakan selepas tanda titik bertindih seperti yang kerap dilakukan oleh kebanyakan penulis/pengguna bahasa.

 (d) Penggunaan tanda kurung ( )

Tanda kurung hendaklah digunakan untuk mengapit nombor urutan. Tanda baca ini boleh diletakkan dalam ayat yang berperenggan secara susunan mendatar atau secara susunan menegak.

Bagaimanapun, kebanyakan pengguna bahasa pada hari ini lebih cenderung untuk menggunakan tanda kurung tutup sahaja semasa menulis nombor urutan.

Gaya penulisan ini bukan sahaja menggambarkan sikap penulis yang jelas tidak mematuhi aturan penggunaan tanda baca, malah bentuk penulisan tersebut kelihatan tidak kemas.

(e) Penggunaan tanda koma bertitik (;)

i. Tanda koma bertitik diletakkan pada akhir setiap klausa yang merupakan butir pecahan dalam suatu senarai, daftar atau lajur. Butir pecahan ini ialah bahagian daripada ayat majmuk.

ii. Tanda titik bertindih menjadi pemisah di antara klausa induk dengan bahagian senarai yang disusun secara menegak dibawahnya.

iii. Sebelum butiran terakhir,kata hubung gabungan dan digunakan selepas tanda koma bertitik.

 

Sebagai kesimpulannya, pengguna bahasa, terutama penulis tidak sepatutnya menganggap remeh akan penggunaan tanda baca dan keutamaannya. Hal ini dikatakan demikian kerana kewujudan tanda baca berhubung rapat dengan aspek tatabahasa, gaya penulisan, dan intonasi dalam pembacaan.

Makna yang mahu dijelmakan dalam sesuatu ayat atau penulisan akan menjadi lebih jelas dan tepat jika sesuatu tanda baca digunakan pada tempat yang betul berdasarkan fungsinya.

Sekiranya penulis benar-benar memahami dan menguasai aspek tanda baca, sudah tentu kesukaran tidak akan dihadapi oleh pembaca untuk memahami pemikiran dan idea yang hendak disampaikan dalam sesuatu bahan penulisan.Akhirnya, “Betulkan yang biasa, biasakan yang betul!”