Penulisan Minit Mesyuarat “Antara Amalan dengan Peraturan”


Minit mesyuarat merupakan dokumen rasmi yang merekodkan pelbagai perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat. Penyediaannya perlulah lengkap dan mematuhi format yang telah ditetapkan. Lazimnya, pelbagai sumber akan dirujuk oleh pencatat minit untuk menghasilkan minit mesyuarat yang berkualiti dan dapat dijadikan rujukan.

Malangnya, penulis minit berasa keliru dan kurang faham tentang sesuatu maklumat yang terkandung dalam sumber yang dirujuk. Akibatnya, minit mesyuarat yang dihasilkan kurang mematuhi format yang sepatutnya.

Yang lebih menyedihkan,format ini menjadi amalan dan pegangan sesuatu organisasi! Keadaan ini tidak sepatutnya berlaku. Penyedia minit mesyuarat sepatutnya memahami dan menguasai peraturan dalam penyediaan minit mesyuarat.

Segala maklumat yang diperoleh daripada pekeliling dan sumber yang dirujuk perlulah diteliti dan disemak terlebih dahulu. Pilihlah maklumat yang betul dan ketepikan maklumat yang salah.

Jika terdapat sesuatu maklumat yang ternyata bercanggah daripada peraturan yang sepatutnya, rujuklah sumber lain yang lebih berwibawa!

Format Penulisan Minit Mesyuarat

1. Reka Bentuka.

a. Reka bentuk minit mesyuarat sepatutnya tidak ditulis dalambentuk lajur/kolum.

b. Dua pekeliling, iaitu Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam(PKPA) Bil.2 Tahun 1991 dan Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Urusan dan Jawatankuasa-jawatankuasa Kerajaan dan Arahan Pentadbiran Ketua Pengarah MAMPU Bilangan 6 Tahun 2014 –Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat(MAMPU 6/2014) jelas tidak menggunakan lajur dalam penulisan minit mesyuarat.

c. Reka bentuk yang berikut sering menjadi amalan kebanyakan organisasi. Reka bentuk ini didapati tidak mematuhi format yang telah ditetapkan oleh kedua-dua pekeliling tersebut.

Contoh Reka Bentuk Minit Mesyuarat yang salah

2. Butiran Mesyuarat

a. Butiran mesyuarat mengandungi nama mesyuarat

    (ditulis dengan huruf besar),bilangan dan tahun,tarikh,masa,dan tempat mesyuarat.

b. Semua butiran ini sepatutnya ditulis ke tengah.

(LAMPIRAN A, PKPA Bil.2 Tahun 1991)

3. Senarai Kehadiran

a. Kehadiran hendaklah ditulis mengikut susunan seperti yang berikut:

Yang Hadir - ahli jawatankuasa mesyuarat serta jawatan

Yang Turut Hadir-nama bukan ahli jawatankuasa mesyuarat yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas.

Yang Tidak Hadir-nama anggota mesyuarat yang tidak hadir(sama ada dengan alasan atau tidak)

         (Dipetik daripada MODUL ASAS TATABAHASA DAN ASAS PENULISAN DOKUMEN RASMI,DBP,

         KUALA LUMPUR, 2016,HAL. 135 -136)

b. Penulisan senarai kehadiran ini berbeza mengikut kedua-dua pekeliling berikut.

Penerangan

1. DBP menyusunnama berdasarkankehadiran anggota dalam mesyuarat dan kemudian diikuti oleh yang tidak hadir,manakala MAMPU menyusun nama anggota mengikut keanggotaan ahli dalam mesyuarat.Kedua-dua cara ini boleh digunakan.PKPA Bil.2 Tahun1991 pula hanya menyatakan nama anggota mesyuarat yang hadir dalam mesyuarat termasuk penggunaan urus setia ( Ejaan URUSETIA – salah)

 

4. Struktur/Kandungan Mesyuarat

a. Struktur/kandungan mesyuarat adalah selaras dengan agenda mesyuarat. Struktur/ kandungan mesyuarat tersebut mengandungi enam aspek berikut:

1.0 Perutusan/ Ucapan/ Kata Alu-aluan Pengerusi

2.0 Pengesahan Minit Mesyuarat

3.0 Perkara Berbangkit

4.0 Perbincangan Agenda Baharu/Pembentangan Kertas Kerja

5.0 Hal-hal Lain

6.0 Penutup

b. Keenam-enam aspek tersebut sepatutnya terdapat dalam semua minit, kecuali minit mesyuarat bilangan1 (mesyuarat yang diadakan buat pertama kali) Penyataan butiran ini didapati berbeza antara PKPA Bil.2 Tahun 1991 dengan Panduan Pengurusan Mesyuarat dan Penulisan Minit Mesyuarat (MAMPU 6/2014)berikut:

c. Struktur mesyuarat sepatutnya sama dengan agenda mesyuarat.

Pembentangan kertas kerja/ kertascadangan/ kertas makluman sepatutnya ditulis di bawah butiran 4.0, iaitu Perbincangan Agenda Baharu. Begitu juga dengan pelbagai perkara/ aktiviti/ skop yang dibincangkan dalam mesyuarat. Perkara ini perlu diberikan penomboran seperti 4.1, 4.2,4.3,dan seterusnya. Penomboran seperti 7.0, 8.0,9.0, 10.0, atau 1,2, 3, 4, 5, 6, 7,8, dan sebagainya yang menjadi amalan beberapa organisasi jelas tidak mematuhi PKPA Bil.2,Tahun1991. Penomboran yang diguna pakai dalam penulisan minit mesyuarat adalah seperti yang berikut:

Berdasarkan sistem perpuluhan atau gabungan perpuluhan, huruf kecil dalam kurungan dan angka Roman kecil dalam kurungan

5. Tarikh Minit Disediakan

a. Tarikh minit mesyuarat disiapkan perlu dicatatkan selepas 6.0 Penutup/ UcapanPenutupan/ Ucapan Penangguhan.Contoh:

b. Nama setiausaha dan pencatat minit tidak sepatutnya ditulis pada akhir minit mesyuarat. Rasionalnya ialah nama setiausaha dan pencatat minit telah dicatatkan pada senarai kehadiran. Namun demikian, jika urus setia diminta untuk membantu setiausaha menulis minit, nama urussetia atau jawatannya hendaklah ditulis sebagai penulis minit pada akhir minit mesyuarat.Contoh:

c. Perkataan “Disemak oleh” dan “Disahkan oleh” tidak perlu ditulis pada akhir minit. Alasannya ialah minit disahkan dalam mesyuarat dengan sebulat suara dan bukan oleh seorang pengerusi/ pegawai tertentu. Begitu juga penyemakan minit. Draf minit sebenarnya perlu dikemukakan kepada pengerusi untuk kelulusan/persetujuan tidak lewat dari tiga hari selepas mesyuarat diadakan(PKPA Bil.2,Tahun 1991). Draf ini perlu disimpan oleh penulis minit di dalam failnya sebagai bukti “Disemak oleh”.Draf minit yang telah disemak ini hendaklah ditaip semula tanpa memasukkan “Disemak oleh” dan Disahkan oleh”. Minit yang telah ditaip ini hendaklah diedarkan kepada ahli mesyuarat tidak lewat dari satu minggu selepas tarikh mesyuarat diadakan(PKPA Bil.2,Tahun 1991).

Sebagai kesimpulannya, penulis minit perlulah memahami dan mematuhi format, struktur minit mesyuarat, dan peraturan yang telah ditetapkan. Jika semua aspek ini diberikan perhatian, minit yang dihasilkan sudah pasti dapat dijadikan rujukan. Penulis minit juga perlu menyemak kandungan sesuatu sumber terlebih dahulu sebelum menjadikannya sebagai pegangan. Minit mesyuarat dalam organisasi masing-masing juga perlu disemak dari semasa ke semasa dan ditambah baik supaya pihak lain yang menggunakannya sebagai rujukan tidak melakukan kesalahan yang sama. Akhirnya, “Betulkan yang biasa, biasakan yang betul!